مسئول دفتر و پشتیبان اداری دفتر

شرح وظایف

سرپرستی، نظارت و هماهنگی فعالیتهای کارکنان و امور اداری

دریافت دستور از مدیریت و برنامه ریزی جهت اجرای آن ( برگزاری جلسات، برنامه ها، یادآوری مناسبات و …)

تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با مقامات اداری و تعیین ساعات ملاقات با آنان با هماهنگی مقامات مرتبط

اطلاع رسانی به مدیران از نشست ها و کمسیون های مرتبط

مشارکت در جلسات و کمسیون های مختلف جهت ارائه اظهار نظر و پیشنهادات

انتقال نظرات و پیشنهادات اصلاحی کارکنان به مدیریت

ابلاغ دستوارت وارد شده از مدیریت به واحدهای مرتبط

تهیه نامه ها و گزارشات مورد نیاز و ارجاع آن به واحدهای مربوطه

دریافت نامه ها، پرونده ها، گزارشات و سایر مکاتبات اداری و نگهداری آنها

تهیه و تنظیم آئین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های اداری لازم جهت ارائه به مقامات مرتبط براساس ضوابط و مصوبات سازمانی و ابلاغ آن به واحدهای مرتبط

تهیه لیست وسایل اداری مورد نیاز سازمان و هماهنگی جهت تهیه آن

دریافت و ارسال مکاتبات بصورت فکس و ایمیل و … و ارجاع آنها به واحدهای مرتبط

نظارت بر انجام کلیه امور مربوطه به پشتیبانی و روابط عمومی

همکاری در تهیه و تنظیم و اصلاح شرح وظایف، نمودارسازمانی و پست های سازمانی

همکاری با واحد حراست در زمینه حفاظت از ساختمانها، وسایل و اموال سازمانی

پاسخگوئی به مراجعین و راهنمائی آنان

نظارت بر اجرای مقررات انضباطی و رسیدگی به تخلفات کارکنان و ارجاع مراتب به هیأت های رسیدگی به تخلفات اداری

شناسائی مشکلات مربوط به کارکنان و مشتریان سازمان

ایجاد و نگهداری بانک اطلاعاتی و سوابق خدمتی و اداری کلیه ی کارکنان

حل و فصل امور اداری مشتریان و رفع مشکلات آنان

تهیه طرح ‌های مربوط به رفاه عمومی کارکنان و نظارت بر اجرای آن

نظارت بر روش های استخدام منابع مورد نیاز سازمان بنا بر حیطه اختیارات خود

نظارت بر امور حضور و غیاب و اضافه کاری کارکنان سازمان

سطح تکنولوژی

آشنائی با:

نرم افزارهای اداری:

Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Office Excel, Access, Yahoo mail, …

نرم افزارهای حسابداری:

Bookkeeping software, Intuit QuickBooks Hot technology, Intuit Quicken; Sage 50 Accounting Hot technology

نرم افزارهای پایگاه داده:

Data entry software Hot technology, FileMaker Pro Hot technology, Microsoft Access Hot technology, Yardi Hot technology

نرم افزارهای مدیریت اطلاعات:

Adobe Systems Adobe Acrobat Hot technology, Document management system

Software

نرم افزارهای مدیریت منابع:

NetSuite ERP Hot technology ; Oracle PeopleSoft Hot technology ; Oracle PeopleSoft Financials Hot technology ; SAP Hot technology

و مسلط به اینترنت و نرم افزارهای ارسال پست الکترونیکی.

سطح دانش

مدیریت و کنترل:

دانش مربوط به برنامه ریزی راهبردی

هماهنگی افراد و منابع جهت رسیدن به اهداف سازمانی

مشتری مداری:

دانش ارزیابی نیازهای مشتریان بالقوه و بالفغل و انتقال آن به واحدهای مرتبط

دانش مدیریت ارتباط مؤثر با مشتریان، کارکنان و مدیران

مدیریت اطلاع رسانی

تکنیکهای اطلاع رسانی به واحدهای مربوطه بصورت بروز شده

اطلاع رسانی از طریق پوستر، بروشور و …

مدیریت آموزش:

دانش مدیریت برنامه ریزی آموزشی جهت برگزاری دوره های آموزشی مورد نیاز واحدهای مختلف

زبان انگلیسی:

آشنا به زبان انگلیسی

ریاضیات

آشنا به علم حساب، آمار و کاربردهای آنها

مهارتها

گوش دادن فعال: توجه کامل به گفته های دیگران و درک نکات مبهم

صحبت کردن: صحبت کردن با دیگران جهت انتقال مؤثر اطلاعات

نوشتن: ایجاد ارتباط مؤثر در نوشتار بصورت واضح برای مخاطبان

هماهنگی: تطبیق فعالیتهای سازمانی جهت رسیدن به اهداف سازمانی

درک اجتماعی: درک واکنش های متفاوت مشتریان، کارکنان و مدیران و ارائه بازخور مناسب

مدیریت منابع انسانی: آشنا به اصول مدیریت منابع انسانی و رعایت این اصول در حیطه کاری خود

توانمندیها

درک شفاهی: توانایی گوش دادن و درک اطلاعات و ایده های ارائه شده

بیان شفاهی: توانایی انتقال اطلاعات و ایده ها بصورت واضح

درک نوشتاری: توانایی خواندن و درک اطلاعات مکتوب

بیان کتبی: توانایی انتقال اطلاعات و ایده ها بصورت مکتوب و واضح

تشخیص گفتار: توانایی درک گفتار مشتریان، کارکنان و مدیران

حساسیت مساله: توانائی شناسائی مشکلات و انجام اقدامات موردنظر جهت حل مسئله موجود

فعالیتهای شغلی

ایجاد ارتباط مؤثر: ایجاد روابط مؤثر با مدیران، کارکنان و مشتریان بالقوه و بالفعل و حفظ آنها در طول زمان

هدایت و رهبری: هدایت کارکنان سازمان جهت رسیدن به اهداف سازمانی در حیطه اختیارات خود

کسب اطلاعات: دریافت اطلاعات بروز شده سازمان از مدیران و کارکنان

تعامل با کامپیوتر: تسلط به کامپیوتر جهت انجام امور اداری ( نامه نگاری، ورود داده ها و …)

شرایط شغلی

شرایط اولیه: آمادگی متوسط

تحصیلات: ترجیحاً دارای حداقل مدرک کاردانی مرتبط و یا داشتن تجربه کافی در این زمینه

تجربیات مرتبط: مستلزم داشتن سطح قابل قبولی از تجربه در حیطه کاری موردنظر

آموزشهای حین انجام کار: ترجیحاً نیازمند برگزاری دوره های آموزشی با موضوعات: مدیریت امور اداری، دفتر داری، اصول بایگانی و مدیریت اسناد، اصول نگارش و مکاتبات اداری، طبقه بندی اسناد، کد گذاری پرونده ها، اتوماسیون اداری، مهارتهای ارتباطی، برنامه ریزی و مدیریت زمان، و نرم افزارهای اداری مورد نیاز سازمان می باشد.

سبک کار

صداقت و درستکاری: این شغل نیازمند صداقت و توجه به مسائل اخلاقی است.

رهبری: این شغل نیازمند داشتن انگیزه درونی جهت تمایل به رهبری و به عهده گرفتن مسئولیت می باشد.

همکاری: این شغل نیازمند داشتن روحیه مثبت در برخورد با دیگران می باشد.

تحمل استرس: این شغل نیازمند پذیرش انتقادات و ارائه بازخور مناسب در محیطی آرام به دور از ایجاد تشویش می باشد.

توجه به جزئیات: این شغل نیازمند داشتن دقت درباره ارائه اطلاعات سازمانی می باشد.

ارزشهای شغلی

شرایط کاری: ایجاد شرایط کاری توأم با امنیت شغلی و شرایط مناسب کاری

استقلال: داشتن حس استقلال طلبی در حیطه کار موردنظر

روابط: برقراری روابط دوستانه و غیر رقابتی با همکاران

حمایت: نیازمند حس حمایت از طریق مدیران مرتبط