شرح وظایف
انجام وظایف دفتر داری و اداری
مسلط به تایپ و تند نویسی
مسلط به امور بایگانی، نگهداشت و بروز رسانی اطلاعات بصورت دستی و یا با استفاده از کامپیوتر
پاسخگویی به تلفن، وصل کردن تماسها و دریافت پیام صحیح
آشنا به کاربری دستگاه هایی نظیر: کپی، اسکن، فکس و …
مسلط به مکاتبات اداری و نگارش
مسلط به امور نامه نگاری و انواع روشهای پستی
آشنا با محیط های ارسال پیام الکترونیک جهت ارسال ایمیل و …
ایجاد ارتباط مؤثر با مدیران، کارکنان، مشتریان و سایر افراد
قبول سفارشات و رسیدگی به شکایات در صورت نیاز
ایجاد بازخور مناسب نسبت به مدیران و کارکنان جهت حل مسئله
انجام وظایف بنا بر سمت شغلی تعریف شده
سطح تکنولوژی
آشنا به:
نرم افزارهای حسابداری مقدماتی:
Billing software, Bookkeeping software, Intuit QuickBooks, Sage 50 Accounting
نرم افزارهای پایگاه اطلاعات:
Data entry software, Microsoft Access, Propertyware, St. Paul Travelers e-CARMA
نرم افزارهای مدیریت فایلها:
Adobe Systems Adobe Acrobat, Filing system software, Records management software, Transcription system software
نرم افزارهای پست الکترونیک:
IBM Notes, Microsoft Outlook
سطح دانش
امور دفتری:
دانش امور اداری و دفتری
مسلط به نرم افزارهای اداری (ورد، اکسل و …)
مدیریت فایلها بصورت دستی و یا با استفاده از کامپیوتر
تند نویسی و نسخه برداری درست
طراحی فرم ها و نامه های اداری
خدمات مشتری و کارکنان:
دانش اصول خدمات مشتری و کارکنان
ارزیابی نیازهای مشتری
تأمین نیازهای مشتریان
ارزیابی رضایت مشتری
کامپیوتر و علوم الکترونیک:
دانش مربوط به علوم کامپیوتر و نرم افزارهای موردنیاز
زبان انگلیسی:
آشنا به زبان انگلیسی
ریاضیات:
آشنا به علوم حساب و ریاضیات و کاربردهای آنها
مهارتها
درک مطلب: درک نامه های متکوب در زمینه اسناد مرتبط با کار
گوش دادن فعال: توجه کامل به گفته های دیگران، درک گفته های کارکنان سازمان
صحبت کردن: صحبت کردن با دیگران برای انتقال موثر اطلاعات
نوشتن: ایجاد ارتباط مؤثر در نوشتار بصورت واضح
درک اجتماعی: آگاهی از واکنش های کارکنان و درک شرایط آنان و ایجاد بازخور مناسب در فضای آرام
توانمندیها
بیان شفاهی: توانائی انتقال داده ها و اطلاعات بصورت واضح
درک شفاهی: توانائی گوش دادن مؤثر و درک اطلاعات و ایده ها
بیان کتبی: توانایی انتقال اطلاعات مالی بصورت کتبی و واضح
درک نوشتاری: توانائی خواندن و درک اطلاعات مکتوب بصورت واضح
فعالیتهای شغلی
انجام فعالیت های اداری: انجام وظایف اداری روزانه نظیر نامه نگاری، بایگانی، ایجاد ارتباط مؤثر و …
ارتباط با مدیران، همکاران یا کارکنان دیگر: ارائه اطلاعات به مدیران، همکاران و یا کارکنان دیگر از طریق تماس تلفنی و یا پست الکترونیکی
تعامل با کامپیوترها: مسلط به امور کامپیوتر (شامل سخت افزار و نرم افزار)، وارد کردن داده ها بصورت صحیح و پردازش آنها
ثبت اطلاعات: وارد کردن، ثبت، ذخیره کردن و حفظ اطلاعات بصورت الکترونیکی و دستی
کسب اطلاعات: دریافت و دستیابی به اطلاعات از واحدهای مرتبط
شرایط شغلی
شرایط اولیه: مستلزم آمادگی در حد متوسط
تحصیلات: تصدی به این شغل حداقل مستلزم داشتن دیپلم و داشتن مهارتهای ذکر شده می باشد.
تجربیات مرتبط: اشتغال به این شغل نیازمند سطح اندکی از مهارت، دانش و یا تجربه می باشد.
آموزشهای حین انجام کار: ترجیحاً نیازمند برگزاری دوره های آموزشی با سرفصلهای: امور بایگانی، دفترداری، مهارتهای ارتباطی و آموزش نرم افزارهای Office می باشد.
سبک کار
قابل اعتماد بودن: این شغل نیازمند اعتماد، مسئولیت پذیری و عمل به تعهدات است.
صداقت و درستکاری: این شغل نیازمند صداقت و عمل به اصول اخلاقی است.
توجه به جزئیات: این شغل نیازمند داشتن دقت بالا درباره جزئیات کاری و انجام وظایف مربوطه می باشد.
همکاری: این شغل نیازمند داشتن روحیه خوب در برخورد با دیگران می باشد.
تحمل استرس: این شغل نیازمند پذیرش انتقادات و ارائه بازخور مناسب در محیطی آرام به دور از ایجاد تشویش می باشد.
ارزشهای شغلی
روابط: ایجاد روابط مؤثر و دوستانه به دور از رقابت
حمایت: حمایت کردن از کارکنان بنا بر اصول اخلاقی
استقلال: این شغل نیازمند سطح قابل قبولی از تفویض اختیار می باشد.
شرایط کاری: این شغل نیازمند شرایط کاری توأم با امنیت شغلی و شرایط کاری مناسب می باشد.
